Belgelendirme Adımları
1. ADIM
ISOQAR Belgelendirme'den belgelendirme hakkında dökümanları (Uygulama Prensipleri) ve Müracaat Formunu içeren kataloğu isteyiniz. Müracaat Formunu doldurduktan sonra ISOQAR Belgelendirme'ye gönderiniz. Üç yıllık belgelendirme fiyat teklifini oluşturarak tarafınıza göndereceğiz.
2. ADIM
Teklifİ kabul ettiğinizde, teklifin son sayfasını onayladığınızı gösteren imza ve tarihi atarak teklifi tarafımıza gönderiniz. Onaylı teklifin alınmasıyla birinci yıla ait ücretler faturalandırılarak tarafınıza gönderilecektir.
3. ADIM
İmzalanmış onaylı teklifin alınması sonrası bir Baş Tetkikçi belgelendirme işlemleriniz için atanacaktır. Sizinle irtibat kurarak size belgelendirme hakkında açıklamalar yapacak, sorularınız varsa cevaplandıracak, tetkik tarihi üzerinde mutabakata varmak için sizinle görüşecektir.
4. ADIM
Eğer belge kapsamınız yüksek veya çok yüksek risk grubunun içinde yer almıyorsa Safha 1 Tetkiki ISOQAR Belgelendirme ofisinde gerçekleştirilecektir. 1 Safha Tetkikinin ISOQAR Belgelendirme ofisinde gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan sistem dokümantasyonu ve uygulama kayıtlarınız tarafımızdan yazı ile istenecektir. Belgelendirme tetkiki öncesi dokümanların etkinliğinin doğrulanması ile sınırlı olan Safha 1 Tetkiki yerinde tetkiki desteklemek için zorunludur. Bu işlem Dokümanların Gözden Geçirilmesi olarak tanımlanır. Belgelendirme Tetkiki öncesi dokümanların gözden geçirilmesi sayesinde birçok potansiyel problemler tanımlanır ve ortadan kaldırılır. NOT: ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi denetimlerinde Safha 1 denetimlerinin tamamı (Risk Grubuna bakılmaksızın) müşteri adresinde gerçekleştirilir.
5. ADIM
Safha 1 Tetkiki tamamlandığında Baş Tetkikçi firmanız yetkilisiyle karşılıklı olarak 2. Safha tetkik tarihi üzerinde bir anlaşmaya varır. Belge kapsamınız yüksek veya çok yüksek risk grubunda yer alıyorsa Safha 1 Tetkiki firma adresinizde gerçekleştirilecektir (ISO 9001 denetimleri için). ISO 14001 denetimlerinde orta risk grubundaki kapsamlar içinde Safha 1 denetimi firma adresinde gerçekleştirilir.
6. ADIM
Safha 1 ve Safha 2 Tetkikleri öncesi Baş Tetkikçi tarafından tetkik planı hazırlanır ve tarafınıza gönderilir. Bu detaylı tetkik planları, tetkik heyetini, denetlenecek departmanları ve prosesleri, denetim sürelerini tanımlar.
7. ADIM
Safha 1 ve Safha 2 Tetkikleri Açılış Toplantısıyla başlar. Toplantı sırasında tetkik yöntemi ve gerçekleştirilecek tetkik hakkında bilgi verilir.Tetkik planı onaylanarak tetkikte dikkat edilecekler hususlar konusunda tarafınıza bilgiler verilir. Toplantıya katılanların proses ve departman yöneticileri olması tavsiye edilir.
8. ADIM
Safha 2 tetkiki objektif delillerden (kayıtlardan) numune alma yöntemiyle gerçekleştirilir, organizasyonunuzun tüm seviyelerindeki çalışanlarla görüşülür ve uygulamalara bakılır. Her tetkik gününün sonunda tetkikin ilerlemesine bağlı olarak kısa toplantılar yapılır.
9. ADIM
Baş Tetkikçi tetkikin herhangi bir anında standardın isteklerini karşılamayan bir majör uygunsuzluk tespit ederse üst yönetimi toplantıya çağırır ve tetkikçilerin bulgularını sunar ve gerçekleştirilecek faaliyet üzerinde anlaşmaya varılır. Bu genelde çok sık yaşanan bir olay değildir.
10. ADIM
Safha 2 tetkiki tamamlandığında tetkik hakkında görüşler, detay tetkik bulguları ve tavsiyeleri sunmak için Kapanış Toplantısı gerçekleştirilir. Uygunsuzluklar, Düzeltici Önleyici Faaliyetler dökumante edilerek tanımlanırlar. Bu uygunsuzluklar minör olduğunda Düzeltici Faaliyetler minör olarak doldurulur. Majör uygunsuzluklar tanımlandığında, Düzeltici Faaliyet İstek Formları majör olarak doldurulur. Minör uygunsuzluklar DÖF'ler de yazılır ve gerçekleşecek faaliyetler belgenin yayınlanmasından önce giderilir. Majör ve Minör DÖF isteklerinde gerçekleşecek faaliyetin doğrulaması baş tetkikçi tarafından yapılır. Mümkün olduğunda bu yazılı delillerin gönderilmesi yoluyla da olabilir.Buna ilaveten toplantıda gözetim tetkikinin periyodu da ISOQAR Belgelendirme tarafından bildirilir.
11. ADIM
ISOQAR Belgelendirme'nin genel politikası Safha 1 ve Safha 2 Tetkikleri sonunda yazılı bir rapor bırakmaktır. Bu mümkün olamadığında tetkik bittikten sonra 10 iş günü içinde yazılı rapor hazırlanır ve tarafınıza gönderilir. Bu rapor ISOQAR Belgelendirme'nin bağımsız Belgelendirme Komitesi adına Belgelendirme Müdürü tarafından gözden geçirilir. Tarafsızlık komitesi geriye dönük bu raporları yeniden gözden geçirebilir.
12. ADIM
BELGENİN YAYINLANMASI Belge Tetkik tamamlandıktan 15 iş günü içinde yayınlanır. GÖZETİM Teklifler ana denetim sonrası 12 aylık veya 6 aylık gözetim tetkiklerini şeklinde gerçekleştirilebilir. ISOQAR Belgelendirme müşterilerine 12 aylık rutin gözetim tetkikini tavsiye eder. 6 aylık rutin gözetim tetkikleri tercih edildiğinde teklifler yeniden düzenlenecektir. Müşterinin 12 aylık gözetim programında Yönetim Sisteminin etkinliğinde zafiyetler tespit edilmesi durumunda 6 aylık Gözetim Planına geçilecek Yönetim Sistemi yeniden eski haline getirilinceye kadar bu sıkı gözetim tetkiki uygulaması devam edecektir.
