“Değer” in birkaç sözlük tanımı vardır, ancak hepsi yararlı olmak kavramına odaklanır. Dolayısıyla “değer katmak” bir şeyi daha kullanışlı hale getirmek demektir. Bazı kuruluşlar, iş yapma şekillerine entegre edilmiş ve stratejik iş hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olan – başka bir deyişle kuruluşa “değer katan” kalite yönetim sistemlerini geliştirmek için ISO 9000 standart serisini kullanmıştır. Diğer kuruluşlar, kuruluşun gerçekte çalışma şeklinin gerçekliğini yansıtmayan ve yararlı olmadan basitçe maliyet ekleyen bürokratik bir dizi prosedür ve kayıt oluşturmuş olabilir. Yani “değer katmazlar”.
Denetim sürecinde nasıl değer katılır?
Bir denetimin KYS’sini sürdürmede ve iyileştirmede bir kuruluş için yararlı olmasını nasıl sağlayabiliriz?
“Değer katmak” için, üçüncü taraf bir denetim şu alanlarda yararlı olmalıdır:
- Sertifikalı kuruluşun üst yönetimine stratejik hedeflere ulaşma kabiliyetine ilişkin bilgi sağlayarak
- Çözülmesi durumunda kuruluşun performansını artıracak sorunları belirleyerek.
- Uygun fırsatları ve olası risk alanlarını belirleyerek
- Kuruluşun müşterilerine uygun ürün sağlama becerisini geliştirmek
- Üçüncü şahıs sertifikasyonunun güvenilirliğini artırarak belegelendirme kuruluşuna yararlı olmak
“Değer katma” yaklaşımı, kuruluşun kalite kültürünün olgunluk seviyesinin ve ISO 9001 gerekliliklerine göre KYS’nin olgunluğuna bağlı olacaktır.
“Kalite kültürü”, kuruluşun kaliteye ilişkin farkındalık derecesi, bağlılığı, toplu tutumu ve davranışını ifade eder.
“ISO 9001’e uygunluk”, kuruluşun KYS’sinin olgunluğuyla ve ISO 9001 gerekliliklerini ne ölçüde karşıladığıyla ilgilidir. (Genel olarak yüksek derecede olgunluk gösteren kuruluşlarda bile belirli küçük uygunsuzlukların tespit edilebileceği kabul edilmektedir.)
ZONE 1/ Bölge 1: (“Kalite kültürü” düşük olgunlukta; olgunlaşmamış KYS, ISO 9001’e uymayan)
Değer katmak için denetçinin yapabileceği şey, uygunsuzluklarla karşılaşıldığında, denetlenen kurumun standardın neyi gerektirdiğini ve uygunsuzluğun neden ortaya çıktığını açıkça anladığından emin olmaktır. Kuruluş, bu uygunsuzlukları çözmenin performansın artmasına yol açacağını kabul ederse, sertifikasyon sürecine inanması ve bunu taahhüt etmesi daha olasıdır. Bununla birlikte, belirlenen tüm uygunsuzlukların rapor edilmesi önemlidir, böylece kuruluş, ISO 9001 gerekliliklerini karşılamak için ne yapılması gerektiğini açıkça anlar.
ZONE 2/Bölge 2: (Olgun “kalite kültürü”; olgunlaşmamış KYS, ISO 9001’e uygun değil)
Değer katabilmek için denetçinin, kuruluşun mevcut uygulamalarının ISO 9001 gerekliliklerini karşılama şeklini anlaması gerekir. Başka bir deyişle, kuruluşun süreçlerini ISO 9001 bağlamında anlamak, örneğin, kuruluşun, standardın madde yapısına uyum sağlamak için süreçlerini ve belgelerini yeniden tanımlaması konusunda ısrarcı olmamak.
Denetçinin, kuruluşun görünen yüksek düzeydeki karmaşıklığından “korkmaması” da önemlidir. Kuruluş bu araçları genel bir toplam kalite felsefesinin bir parçası olarak kullanıyor olsa da, araçların kullanım biçiminde yine de boşluklar olabilir. Bu nedenle denetçi, sistematik sorunları tespit edebilmeli ve görülen uygunsuzlukları ortaya koyabilmelidir. Bu durumlarda, denetçi bilgiçlik taslamakla ve hatta bürokratik olmakla suçlanabilir, bu nedenle ortaya çıkan uygunsuzlukların alaka düzeyini gösterebilmek önemlidir.
ZONE 3/ Bölge 3: (“Kalite kültürü” düşük olgunlukta; olgun KYS, ISO 9001’e uygun)
Bu koşullarda değer katmak için denetçinin temel amacı, kuruluşun ISO 9000 tabanlı kalite yönetim sistemini temel alması için bir katalizör görevi görmek ve sistemi günlük operasyonlarına entegre etmek olmalıdır. Sertifikasyon denetçisi, ISO 9001 gerekliliklerinin nasıl karşılanacağına dair tavsiyelerde bulunamasa da, organizasyonu standardın gerekliliklerinin ötesine geçmeye teşvik etmek kabul edilebilir ve gerçekten iyi bir uygulamadır. Denetçinin sorduğu sorular (ve bu soruları sorma şekli), KYS’nin nasıl daha verimli ve yararlı hale gelebileceği konusunda kuruluşa değerli bilgiler sağlayabilir. Denetçi tarafından “İyileştirme Fırsatlarının” belirlenmesi, KYS’nin etkinliğinin artırılabileceği yolları içermeli, ancak aynı zamanda verimlilik artışına yönelik fırsatları da ele alabilir.
ZONE 4/Bölge 4: (Olgun “kalite kültürü”; olgun KYS, ISO 9001’e uygun)
Bu durumlarda, üst yönetim sertifikasyon sürecinin önemli bir müşterisi haline gelir. Bu nedenle, denetçinin kurumun stratejik hedeflerini net bir şekilde anlaması ve KYS denetimini bu bağlam içine yerleştirebilmesi önemlidir. Denetçinin, üst yönetimle ayrıntılı görüşmeler yapmak, KYS’ye ilişkin beklentilerini tanımlamak ve bu beklentileri denetim kriterlerine dahil etmek için zaman ayırması gerekir.
Denetçiye nasıl değer katacağına dair bazı ipuçları
1) Denetim planlaması:
a. Denetlenen kurumun beklentilerini / kurumsal kültürünü anlayın
b. Ele alınması gereken özel durumlar (önceki denetimlerden elde edilen çıktı)
c. Endüstri sektörünün risk analizi / kuruma özel.
d. Yasal / düzenleyici şartların ön değerlendirmesi
e. Denetim hedeflerine ulaşmak için uygun denetim ekibi seçimi
f. Yeterli zaman tahsisi
2) Denetim tekniği:
a. Proseslere daha fazla, prosedürlere ise daha az odaklanın. Kuruluşun süreçlerini planlaması ve kontrol etmesi için bazı dokümante edilmiş prosedürler, çalışma talimatları, kontrol listeleri vb. gerekli olabilir, ancak itici güç, süreç performansları olmalıdır.
b. Sonuçlara daha çok, kayıtlara daha az odaklanın. Benzer bir şekilde, kuruluşun süreçlerinin etkili olduğuna dair objektif kanıtlar sağlaması (planlanan sonuçları üretmesi) için bazı kayıtlar gerekli olabilir, ancak değer katmak için denetçinin diğer türlerin farkında olması ve bunlara itibar etmesi gerekir.
c. Yedi (7) Kalite Yönetim Prensibini hatırlayın
d. Kuruluşun süreç etkinliğini değerlendirmek için “Planla-Uygula-Kontrol Et-
Önlem Al” yaklaşımını kullanın.
i. Süreç planlandı mı?
ii. Plana göre mi yapılıyor?
iii. Planlanan sonuçlar elde ediliyor mu?
iv. İyileştirme fırsatları belirleniyor ve uygulanıyor mu:
– Uygunsuzlukları düzelterek
– Sorunların temel nedenlerini belirleyerek ve düzeltici faaliyet uygulayarak
– Eğilimleri belirleyerek ve daha sonra önleyici faaliyet için gerekliliğini belirleyerek
– Yenilikle
ISO 9001’in münferit maddelerine odaklanmak yerine denetim boyunca toplanan kanıta “bütünsel” bir yaklaşım.
3) Analiz ve karar verme
a. Bulguları öncelik sırasına koyun (Risk temelli düşünme / “sağduyu”).
b. Bulguları, kuruluşun uygun ürün sağlama kabiliyeti üzerindeki etkisiyle ilişkilendirin (bkz. ISO 9001 madde 1).
4) Raporlama ve takip etme
a. Denetim bulgularının mantıklı raporlanması
i. Aşağıdakilere bağlı olarak farklı yaklaşımlar gerekebilir:
• kuruluşun olgunluğu (Bölge 1, 2, 3 ve 4)
• kuruluşun KYS’sine olan güven düzeyi
• ilgili riskler
• Denetlenen kurumun denetim sürecine karşı tutumu ve taahhüdünün proaktiv veya reaktif olmasına göre
ii. Her türlü kültürel yönün dikkate alınmasını sağlayın
iii. Olumlu bulguları uygun şekilde vurgulayın
iv. Kuruluşun olumsuz bulgulara yanıt olarak önerdiği çözüm faydalı olabilir mi?
b. Raporlar objektif olmalı ve doğru “hedef kitleye” odaklanmalıdır. (Üst yönetimin, muhtemelen yönetim temsilcisinden farklı beklentileri olacaktır).
