Önleyici faaliyet nedir?
Bir denetim sırasında veya uygun olmayan bir ürünün sonucu olarak bir uygunsuzluk tespit edildiğinde, iyi uygulama, iki ayrı faaliyet durumunun tamamlanmasını sağlamaktır:
• Acil sorunun veya uygunsuzluğun yönetimini içeren düzeltme faaliyeti (bazen acil düzeltici eylem olarak anılır)
• Uygunsuzluğun tekrarlanmasının önlenmesini sağlamaya yönelik olan önleyici faaliyet.
Etkili önleyici faaliyeti tamamlamak ve dolayısıyla bir uygunsuzluğun tekrarını önlemek için, genellikle temel neden olarak adlandırılan uygunsuzluğun meydana gelmesinin temel veya altında yatan nedenini anlamak önemlidir.
Önleyici faaliyet, süreçlerin, prosedürlerin, faaliyetlerin (veya eksikliklerin), davranışların veya koşulların tanımlanmasını ve yönetilmesini gerektirir.
Kök-neden analizi nedir?
Kök neden analizi, tanımlanmış bir olay, sorun, endişe veya uygunsuzluğa ilişkin bir araştırma yürütmek için bir problem çözme sürecidir. Kök neden analizinin amacı, araştırmacıların acil soruna çözümünün ötesine bakmalarını ve durumun temelini veya altında yatan nedenlerini anlamalarını, böylece önleyici tedbirlerin alınabilmesini sağlamaktır.
Kök-neden analizi nasıl yapılır?
Kök neden analizi yürütmek için önceden belirlenmiş tek bir yöntem yoktur ve uygunsuzluğa neden olan faktörlerin tanımlanmasına yönelik herhangi bir yapılandırılmış yaklaşım kullanılabilir; sonuç olarak birçok araç ve yöntem yayınlanmıştır (aşağıda iki popüler yöntem vurgulanmıştır).
Kök neden analizi için yöntem seçimi kişisel bir seçim, şirket politikası veya araştırılan sorunun / uygunsuzluğun türüne bağlı olabilir. Bazı şirketler, farklı durum türleri için farklı araçların daha iyi çalıştığını bulmaktadır (örneğin, olayın boyutuna veya karmaşıklığına veya veri türüne / kaynağına göre).
Hangi kök neden analizi yöntemi kullanılırsa kullanılsın, genellikle bilinen gerçeklerle başlamak ve bunları kaydetmek gerekir. Duruma bağlı olarak bunlar aşağıdakileri içerebilir:
• uygunsuzluğun ne olduğu
• ne zaman meydana geldiği ve ne zaman keşfedildiği
• hangi ürünler / süreçlerin dahil edildiği
• varsa, acil düzeltici faaliyet uygulandığı
Süreç boyunca, temel neden analizinin yanıtlamaya çalıştığı anahtar soru akılda tutulmalıdır: Bu problemin oluşabilmesi için hangi sistem veya süreç başarısız oldu? Bazı durumlarda cevap basittir:
• “Dokumante edilmiş politika ilgili şartı içermiyordu” veya
• “Personel prosedür konusunda eğitilmemişti”.
Bu durumlarda, araştırmanın sonraki adımları ve gerekli faaliyetler derhal planlanabilir. Diğer durumlarda, neden hemen netleşmez ve yeni araştırma adımları gerekli olacaktır. Örneğin:
• Operatör prosedürü anladı mı?
• Politikada ortaya konan yöntem, tam olarak takip edildiğinde işe yaradı mı?
• Belirtilen süre / sıcaklık beklenen sonuca ulaştı mı?
Bu durumlarda, kanıtların toplanması ve harmanlanması gerekir. Örneğin:
• Anlama düzeyini belirlemek için operatörle konuşun,
• Yöntemi uygun fabrika alanına alın ve tam olarak yazıldığı gibi takip edin uygulayın.
• Orijinal raf ömrünü veya işleme verilerini inceleyin,
• Uygun olduğu durumlarda, yeni veya ek testleri tamamlayın (örneğin, hammaddeler, nihai ürün, fabrika ortamı veya süreç).
Bu bilgiler harmanlandığında, sonuca varmak veya daha fazla odaklanmanın / soruların gerekli olduğu alanları belirlemek mümkün olur, bu da sebebin keşfedilmesine yol açmalıdır. Altta yatan neden belirlendikten sonra, sürecin bir sonraki aşaması, uygunsuzluğun tekrarlanmasını önlemek için yapılması gereken faaliyet belirten, önerilen bir faaliyet planı tasarlamaktır. Faaliyet planı, faaliyetin tamamlanacağı belirli bir zaman çizelgesi içermeli ve bunu tamamlamaktan kimin sorumlu olduğunu tanımlamalıdır. Etkili bir kök neden analizinin önemli bir son adımı, izleme veya doğrulama faaliyetini üstlenmektir. Bu, prosedürlerde yapılan değişikliklerin veya herhangi bir yeni faaliyetin başlatılmasının tamamen işlevsel olmasını, temel nedeni yönetmede etkili olmalarını ve yanlışlıkla herhangi bir ek sorun ortaya çıkarmadıklarını sağlamak için gereklidir.
Doğrulama etkinliği örnekleri şunları içerir:
• yeni süreci kapsayan iç denetimler
• değiştirilen süreç sırasında doldurulması gereken kontrol sayfaları
• hat başlatma kontrolleri
• yeni teknolojiye yatırım
• üretim veya hat yöneticisi tarafından üretim sonu / vardiya onaylama. Değişikliklerin veya yeni faaliyetlerin tamamen yerleşik ve etkili olduğu kanıtlandıktan sonra, bir inceleme, ek izlemenin hala gerekli olup olmadığını veya daha düşük bir frekansa indirilip indirilemeyeceğini değerlendirebilir.
Kök-neden analizi yöntemleri:
- 5-Neden
“5 kez Neden”, yapılandırılmış kök neden analizi için en basit yöntemdir. Sorunun altında yatan neden-sonuç ilişkilerini keşfetmek için kullanılan bir soru sorma yöntemidir. Araştırmacı, anlamlı sonuçlara varılıncaya kadar “Neden?” sorusunu sormaya devam eder.
Bu yöntem, en az beş sorunun sorulması gerektiğini önermektedir, ancak bazen ek sorular gerekli veya yararlıdır, çünkü soruların kısmi bir sonuç çıkarmak yerine gerçek neden belirlenene kadar sorulmaya devam etmesini sağlamak önemlidir. Daha önce belirtildiği gibi, genellikle sürecin her aşamasında bilgi veya nesnel kanıt elde etmek gerekir; anlamlı veriler elde etmek için bazen bir soruyu yeniden ifade etmek veya daha spesifik hale getirmek de gerekebilir. Örneğin, sadece “Neden?” diye sormak yerine, “Operatör neden eğitilmedi?”, “Eğitim süreci neden başarısız oldu?” veya “Eğitim süreci bu durumda neden etkili değildi?”
5-NEDEN ÖRNEK:
Bir operatöre “A bileşenini tartın” basit bir eylemi gerçekleştirmesi talimatı verilir; ancak, operatör farkında olmadan bunun yerine B bileşenini kullanır.
Ani bir tepki muhtemelen bu uygunsuzluğun bir operatör hatasından kaynaklandığını gösterecektir. Bu doğru olsa da, hatanın neden oluştuğunu belirlemez veya gelecekte olmasını engellemez. Kök neden analizi bir dizi “Neden” sorusu sormalı (ve yanıtlar almalıdır).
Bu örnekte, araştırmacının analizi yarı yolda durdurması, tüm sonuçlara ulaşıldığını düşünmesi (yani, bunun tamamen bir eğitim meselesi olduğunu) yapması kolay olacaktır, ancak diğer sorular, araştırmanın doğası hakkında yararlı bilgileri ortaya çıkarmaktadır.
Sorunun aslında olaya katkıda bulunan birkaç nedeni vardı:
• eksik eğitim prosedürü
• hatalı bir temizleme işlemi
• temizlik sonrası kontrol prosedürlerinin eksikliği.
Önerilen eylem artık planlanabilir, örneğin:
• Eğitim prosedürünü güncelleyin
• İçerik etiketlerini değiştirin – eğer mümkünse, çıkarılamayacak olanlarla
• Etiketlerin ara sıra çıkarılması gerekiyorsa, temizlik sonrası hat kontrollerinin etiketleri kontrol ettiğinden emin olun
• Bir kişinin (örneğin, üretim müdürü) temizlik sonrası hat imzalama konusunda yetkili ve sorumlu olduğundan emin olun
• Temizlik personelinin etiketlemeyi (ve tüm ekipmanı) tam olarak çalışır duruma getirme ihtiyacını tam olarak anladığından ve eğitildiğinden emin olun • Tüm faaliyetlerin tamamlandığını doğrulamak için hat başlatma kontrollerini değiştirin.
2. Kılçık Diyagramı
Bu tür bir kök neden analizinin temel yönlerinden biri, sorunun nedenlerini görsel olarak ortaya koymaktır. Bu nedenle, balık kılçığı sağda sorun veya uygunsuzluk ile başlar ve daha fazla bilgi elde edildikçe sola hareket eden sayfa boyunca devam eder.
Diyagramdaki oklar, nedenlerin çeşitli adımlardan meydana gelen uygunsuzluğa doğru nasıl aktığını gösterir. Şemaya daha fazla açıklık sağlamak için, çeşitli nedenler kategoriler halinde gruplandırılır (ekipman, malzeme veya süreçler gibi), böylece her kategori için çözümler ayrı ayrı değerlendirilebilir (yani, tanımlanan her bir temel neden önleyici faaliyet planı içinde kategoriye göre değerlendirilir) . Kategoriler önceden tanımlanmamıştır ancak yaygın olanlar şunları içerir:
• Ekipman. Bu, uygunsuzlukta rol oynayabilecek tüm ekipmanın dikkate alınmasını içermelidir (örneğin, üretim hattı, tesisler, bilgisayarlar ve / veya araçlar)
• Süreçler veya yöntemler.İşin nasıl yapıldığı; politikalar, prosedürler, kurallar veya çalışma talimatları
• Ölçümler.Herhangi bir veri toplama veya ölçüm, bir işlemden veya işlemin ardından uygunsuzluk (ör. metal algılama kayıtları, kontrol ağırlıkları veya nihai ürün analizi)
• Malzemeler. Ham maddeler veya nihai ürünlerle ilgili herhangi bir bilgi (örn. belirli bir bileşen grubu için şartnameler veya mal girişi kontrolleri)
• Çevre. Bir bölgenin yeri, zamanı, sıcaklığı, temizlik standartları veya uygun zaman aktivite
• İnsanlar.İlgili sürece dahil olanların aldığı herhangi bir rol.
